Pour garantir un transfert SFTP fluide entre votre SIRH et notre système, veuillez suivre les étapes ci-dessous. Ce guide vous aidera à configurer le processus de transfert, valider vos données et effectuer les tests nécessaires avant de passer en production.
1. Déterminer les données à envoyer
Consultez le modèle de fichier joint (tout en bas) et décidez quelles données vous allez nous transmettre. Assurez-vous de bien comprendre les règles suivantes :
Colonnes obligatoires :
Les colonnes A–Q sont obligatoires pour chaque répondant. Les colonnes ne doivent pas être supprimées ou modifiées.
Des données doivent être présentes dans les colonnes A-D
Prénom : Doit être renseigné ; il sera utilisé pour s’adresser aux répondants dans les emails.
Nom : Doit être renseigné ; également utilisé pour s’adresser aux répondants.
Email : Vérifiez que toutes les adresses email sont correctes et uniques. Aucune adresse email ne doit être en double.
Numéro d’employé : Doit être unique pour chaque répondant. Si les identifiants employés ne sont pas disponibles, les adresses email peuvent servir d’identifiants uniques. La cohérence des numéros d’employé entre les enquêtes est essentielle pour un reporting optimisé sur le tableau de bord.
Données dans les colonnes E-H
Nom du manager et numéro d’employé : Non obligatoire sauf si la fonction de hiérarchie des employés est utilisée. Si c’est le cas, tous les employés doivent indiquer un numéro d’employé manager, sauf pour les cadres supérieurs comme le PDG.
Langue préférée : Requise uniquement si les enquêtes sont proposées en plusieurs langues et que la langue préférée doit être présélectionnée pour les répondants. Nous utilisons le code langue ISO, par exemple : en-us ; en-gb ; fr-ca, etc.
Code d’accès : Doit être renseigné si vous utilisez la méthode de distribution par code d’accès.
Les données des colonnes E–Q ne doivent pas obligatoirement être renseignées pour chaque répondant.
2. Métadonnées / données démographiques / variables de panel
Celles-ci se trouvent à partir de la colonne R
Elles sont essentielles pour ventiler les données dans les rapports et construire la logique d’affichage dans les enquêtes.
À prendre en compte :
Seuil d’anonymat : avec notre seuil d’anonymat habituel de 5, les groupes doivent idéalement compter au moins cinq répondants pour être reportés.
Groupes pertinents : Incluez des groupes qui faciliteront l’interprétation et la planification d’actions (ex. : fonction, département), et évitez les regroupements trop détaillés ou inutiles.
Cohérence : Les noms de groupes doivent être orthographiés de façon cohérente (ex. : « RH » vs « Ressources Humaines »).
Catégorisation : Certains champs comme l’ancienneté doivent être catégorisés. Exemple pour l’ancienneté :
Moins d’1 an,
1–3 ans,
3–5 ans,
5–10 ans,
10–15 ans,
15 ans et plus.
3. Export des données depuis le SIRH
Une fois les données déterminées :
Écrivez le code d’export depuis votre instance de test du SIRH pour correspondre au modèle joint.
Vérifiez que les données exportées respectent les exigences du modèle.
4. Chiffrer le fichier
Utilisez WinZip pour chiffrer le fichier et garantir sa sécurité lors du transfert – ou – utilisez PGP avec notre clé publique (voir en bas de cet article d’aide)
Vérifiez que le chiffrement est correct.
5. Transférer le fichier chiffré sur notre SFTP de test
Déposez le fichier chiffré de façon automatisée sur notre instance SFTP de test à l’aide des identifiants fournis.
Confirmez que le fichier a bien été transféré.
Envoyez-nous le mot de passe de chiffrement de façon sécurisée.
6. Tester le mapping et l’import des données
Prévenez-nous une fois le transfert terminé, et nous configurerons notre instance de test de l’annuaire organisationnel (https://sync-staging.peopleinsight-staging.co.uk) pour mapper et importer les données.
Pendant la phase de test, nous déclencherons le processus de transfert manuellement pour accélérer les tests (c’est-à-dire sans attendre le cycle de 24h). Cela permettra des tests et corrections plus rapides.
7. Vérifier l’exactitude de l’import
Une fois les données mappées et intégrées, nous vous fournirons des identifiants pour vérifier l’import.
Assurez-vous que toutes les données ont bien été importées et mappées comme prévu.
8. Passer au transfert automatisé
Une fois le transfert manuel validé, nous recommandons de passer au transfert SFTP automatisé pour poursuivre les tests. Cela implique une collecte automatique quotidienne de votre fichier zip depuis le serveur SFTP.
Après validation du transfert automatisé, nous vous fournirons les identifiants SFTP de production.
9. Test final en production et validation
Nous configurerons l’instance de production de l’annuaire organisationnel (https://sync.peopleinsight.co.uk) pour les transferts de données réelles (hors test).
Vérifiez l’exactitude et le bon fonctionnement du transfert pour les données en production.
Nous vérifierons également l’ajout automatique des participants aux enquêtes en fonction des dates d’arrivée et de départ avant la validation finale.